SaaS販売管理システムの役割と中小企業へのメリット
販売管理システムは、中小企業の商品やサービスの販売過程を一元管理し、効率化を図るツールです。在庫管理、売上管理、顧客情報管理などの機能を通じて、手作業によるミスの削減、正確な在庫情報の提供、顧客満足度の向上など、中小企業の成長を多方面から支援します。
販売管理システム導入の際の考慮点
導入にあたっては、システムのコスト、使いやすさ、システムの拡張性、サポート体制などを考慮する必要があります。これらの要素は、中小企業が長期的にシステムを有効活用するための基盤となり、選択するシステムがビジネスの現在及び将来の要求を満たすかどうかを左右します。
中小企業に適した販売管理システムの選び方
必要機能の特定と優先順位付け
中小企業は、自社のビジネスモデルや業界の特性、現在抱えている課題を踏まえ、必要な機能を特定し優先順位をつける必要があります。例えば、Eコマース企業ではオンライン注文の処理能力が、実店舗を持つ企業では在庫管理やPOSシステムの統合が重要になります。
コストパフォーマンスの評価方法
総所有コスト（TCO）を評価し、予算内で最大の価値を提供するシステムを選択する方法を考慮する必要があります。初期導入費用だけでなく、運用コスト、必要なカスタマイズや追加機能の費用も含めた長期的な視点での評価が重要です。
販売管理システム導入までの流れ
導入前の準備〜検討を始める前に〜
自社のニーズを明確にする
検討を進める前に自社のニーズを確率を再確認しておくことが非常に重要です。自社のビジネスモデル、業界の特性、抱えている課題、目指すべき目標を明確に理解すること。これには、現在の販売プロセスの痛点、必要とされる機能、将来のスケールに対する考慮を含めます。より具体的にすると
①自社の業務フローの可視化②自社のあるべき姿の確率③現状とあるべき姿のギャップの洗い出し④具体的に解決したい課題感などが挙げられます。
予算の設定
導入可能な予算を明確に設定し、長期的な視点でのコスト対効果も考慮する。この段階では、初期導入コストだけでなく、運用コストや将来的な拡張に必要な追加費用も含めた予算計画を立てます。もちろん予算も重要ですが、導入システムによっては専任の担当を確保する必要があるのかなども人的予算として関わってきますので、お話しをしながら進めていくことが重要でございます。
検討中〜最適なSaaS販売管理システムの選定〜
市場調査と候補システムの選定
市場にあるSaaS販売管理システムを調査し、自社のニーズに合致する機能、価格帯、評判を持つシステムの候補リストを作成します。この段階では、専門家の意見や業界のレビュー、同業他社の事例も参考にすると良いでしょう。ただ、ここが一番むずかしいところでもあるかと思います。もし導入を検討しておられるようでしたら無料で何度もご相談に乗らせてください！全力でご説明させていただきます。
デモやトライアルの利用
候補となるシステムのデモやトライアルを積極的に利用し、実際の操作感や機能、パフォーマンスを評価します。また、サポート体制やカスタマイズの柔軟性など、製品だけでなく提供会社の対応も検討に含めることが重要です。ここでは上記に記載した内容で特に外せない要件をしっかりと検証する必要がございます。
最終決定〜SaaS販売管理システムの導入決定〜
選定基準の確認と最終選択
導入前の準備段階で設定したニーズ、予算、検討中に評価した各システムのメリット・デメリットを総合的に比較検討し、最適なシステムを選択します。このプロセスでは、決定基準を明確にしておくことが重要です。ここで再確認するのも重要ですが、値段で決めてしまうのは注意が必要です。安かろう悪かろうという言葉があるように値段だけで決めてしまい自社の課題を解決できずに結局別のシステムを導入することになってしまうこともよくあるお話しでございます。導入に踏み切る前に検討前に決めた自社の課題や業務フローの効率化が望めるシステムなのか再度、社内でお話を進めることをおすすめします。
契約と導入計画の策定
選択したシステムの提供元と契約を結び、具体的な導入計画を策定します。導入計画には、システムの設定、スタッフのトレーニング、データ移行、導入後のサポート体制の構築などが含まれます。また、導入の進捗を監視し、必要に応じて計画の調整を行う体制を整えることも大切です。
なぜSaaS販売管理システムが中小企業に向いていると言えるのか？
コスト削減と予算管理の最適化
SaaSモデルでは、初期投資コストが大幅に削減されます。高価なハードウェアやソフトウェアの購入、メンテナンスコストが不要で、定額の月額費用で利用できるため、小企業の予算管理に有利です。
迅速な導入と拡張性
オンプレミスシステムと比較して、SaaSはインターネット経由でサービスが提供されるため、迅速な導入が可能です。また、ビジネスの成長や変化に応じて容易にスケールアップやダウンが行えるため、柔軟なビジネス運営を支援します。基本的に事業は継続していくことと拡張していくことでスケールが望めるものですので、非常に重要なものになります。
継続的なアップデートとメンテナンス
SaaSプロバイダーはソフトウェアの継続的なアップデートとメンテナンスを提供します。これにより、最新の機能やセキュリティ対策を常に利用でき、企業自身でこれらの管理を行う必要がありません。逆にオンプレミスシステムは定期的に事業会社の方に設定をお願いしたり、社内のエンジニアに設定をお願いしたりと定期的なアップデートをお客様の方からアクションする必要がございます。
アクセスの容易さとリモートワークのサポート
インターネット接続があればどこからでもアクセスできるため、外出先や在宅勤務でもビジネスを継続できます。これは、リモートワークが増加する現代の働き方に適しています。在宅勤務が可能になるだけでなく、社内の各部署でメリットが出ると思います。例えば営業さんであれば出先からお客様の情報確認、管理職であれば承認業務や部下の保有案件の進捗状況を場所を問わず確認することが可能です。また、各社員さんごとの事情によりやむをえず在宅勤務になってしまう際にも業務が遅れるリスクを最大限、抑えることが可能になります。
データの安全性とバックアップ
多くのSaaSプロバイダーは、高度なセキュリティ対策とデータバックアップサービスを提供しています。これにより、中小企業でも大企業並みのデータ保護が可能となり、ビジネスの重要情報を安全に管理できます。社内の情報を外部というクラウドシステムに入力、保管することに抵抗があるのはお悩みの一つかと思います。その際は事業者にセキュリティのことをお尋ねしてみるのも良いと思います。多くのSaaS事業者はセキュリティに対ししっかりと対応しておりますので社内での承認なども得やすい情報を提供してくれるはずです。
統合と自動化の促進
SaaS販売管理システムは、会計、顧客管理、在庫管理など他のビジネスアプリケーションとの統合が容易です。これにより、業務プロセスの自動化を推進し、効率性と正確性を向上させることができます。すでに利用中の社内チャットツールとの連携や、既存システムとの連携もサービスの相性によっては可能だと思いますのでぜひお問い合わせしてみてください。
ビジネスインテリジェンスと意思決定の支援
販売データや顧客データをリアルタイムで分析し、ビジネスの洞察を提供する機能を備えています。これにより、データに基づいた迅速かつ正確な意思決定が可能となります。既存のお客様が同じだとしても、その市場は毎日目まぐるしく変動しております。
おすすめクラウド販売管理システム
市場には多様なクラウド販売管理システムが存在しますが、中小企業に特に適したものとして、機能性、コストパフォーマンス、使いやすさを兼ね備えたシステムを紹介します。これらのシステムは、中小企業がリソースの限られた状況でも効率的に運用を始められるよう設計されています。私の経験からおすすめのSaaS販売管理システムを紹介させていただきます。
Salesforce
理由: 業界をリードするCRMツールであり、販売、マーケティング、サービス管理を一元化できる。
会社URL: https://www.salesforce.com/
Kintone
理由: ノーコードでカスタマイズ可能な業務アプリケーションプラットフォーム。販売管理だけでなく、他の業務プロセスも一元管理できる。
会社URL: https://kintone.com/
楽楽販売
理由: 中小企業向けに特化した販売管理システムで、見積もり、受注、請求などの販売プロセスをスムーズに行える。
会社URL: https://www.rakurakuhambai.com/
弥生販売
理由: 中小企業や個人事業主に適した会計ソフトであり、販売管理機能も充実している。
会社URL: https://www.yayoi-kk.co.jp/
freee販売管理
理由: 自動で会計処理を連携できる点が特徴。見積もりや請求書作成も簡単に行える。
会社URL: https://www.freee.co.jp/sales-management/
Zoho CRM
理由: 中小企業向けにカスタマイズ可能なCRMシステム。多機能でありながら使いやすい。
会社URL: https://www.zoho.com/jp/crm/
SAP Business One
理由: 中小企業のための統合ビジネス管理ソリューション。販売、購買、在庫、顧客管理など幅広い機能を提供。
会社URL: https://www.sap.com/japan/products/business-one.html
GMOメイクショップ
理由: ECサイト運営に特化したサービスで、販売管理、顧客管理、在庫管理などの機能を提供。
会社URL: https://shop-pro.jp/
BASE
理由: 無料で始められるECサイト構築サービス。手軽にオンライン販売を開始でき、販売管理機能も充実。
会社URL: https://thebase.in/
中小企業がSaaSシステム導入できていない課題
技術的障壁とリソースの制約
中小企業がSaaSシステムを導入できていない主な理由の一つは、技術的な知識や経験の不足です。業務に割く時間がどうしても増えてしまい、なかなか設定が行き届かないという現状もあります。また、限られたITリソースや予算も大きな障壁となっています。これらの課題を克服するためには、ユーザー好みのシステムの選択、外部の専門家やサービスプロバイダーとの協力が必要になってきます。
費用対効果の不明瞭さ
SaaSシステムの導入と維持管理に関わる費用対効果が不明瞭であることが、別の大きな課題です。 システムにいくら投資してどのくらいの利益が見込めるのかは目えにくいのが現状です。そこで必要なのが現状の理解です。業務フローを可視化した上で業務にどのくらいの稼働がかかっているのか？その業務に携わる人の賃金などを可視化することが非常に重要です。また、導入後にどれくらいの稼働が削減され、他の業務にどれほどの影響があるのかを試算することで適切なシステムの選定と費用対効果を算出できると思います。
導入後の運用と最適化のためのヒント
効果的な運用戦略の立案
システム導入後は、効果的な運用戦略を立案し、組織全体でのシステム利用を促進する必要があります。運用戦略には、適切なトレーニング、ユーザーサポート、フィードバックメカニズムの設置が含まれます。これにより、システムの利用を最大化し、投資の価値を引き出すことができます。
継続的な改善とアップデートの重要性
実はこのフェーズも非常に重要なポイントになります。SaaS販売管理システムは導入して終わりではないのが特徴の一つです。サポート担当と密に連絡をとり、お客様のシステムを無事稼働にのせるまでがシステム導入になるわけです。ビジネスと市場は常に変化しているため、導入した販売管理システムも継続的に改善し、最新の状態に保つ必要があります。定期的なレビューを行い、新機能の追加やプロセスの最適化を通じて、システムの価値を維持・向上させることが重要です。